Antes de empezar: define bien el tipo de contrato. Actualmente hay dos tipos de contratos:

• Alquiler de vivienda completa (LAU): cuando se alquila toda la vivienda para satisfacer la necesidad permanente de vivienda del inquilino. Se rige por la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU). Aquí la fianza legal es obligatoria (1 mes) y debe depositarse en el organismo autonómico. BOE

• Alquiler de habitación: por lo general no está expresamente regulado por la LAU; se considera un contrato civil atípico (Código Civil) con libertad de pacto sobre muchas cláusulas (siempre dentro de la ley). Por eso es clave “blindar” el contrato por escrito.

Nota práctica: Si alquilas solo una habitación y compartes zonas comunes, lo habitual es usar contrato de habitación (civil). Si alquilas todo el piso, usa contrato de vivienda (LAU).

Paso 1. Comprueba que puedes alquilar

• Si eres propietario/a, no necesitas permisos especiales (salvo que los estatutos de la comunidad establezcan limitaciones específicas, algo inusual para alquiler residencial de larga duración).

• Si eres inquilino/a y quieres subarrendar una habitación, necesitas consentimiento escrito del propietario (art. 8 LAU). Sin esa autorización, el subarriendo puede ser nulo y causarte problemas.

Paso 2. Asegura que la vivienda cumple requisitos básicos

• Cédula de habitabilidad / habitabilidad de la vivienda: en algunas CCAA se exige para alquilar viviendas; por ejemplo, Cataluña exige cèdula d’habitabilitat en vigor para arrendar una vivienda. Aunque alquiles solo una habitación, es prudente tener la cédula de la vivienda al día.

• Certificado de Eficiencia Energética (CEE): la obligación se aplica al alquiler de edificios o unidades con uso independiente (p. ej., vivienda entera o local). Para una habitación (sin independencia funcional) normalmente no se exige; en todo caso, quien alquila la vivienda completa sí debe exhibir etiqueta y aportar el CEE.

• Empadronamiento y aforo: el inquilino puede empadronarse con tu autorización; no suele haber “aforo” legal para convivencia privada en larga duración (distinto a actividades de hospedaje).

Paso 3. Prepara el contrato de habitación (civil) por escrito

Incluye, como mínimo:

• Identificación de partes y domicilio a efectos de notificaciones.

• Objeto: alquiler de una habitación concreta (describirla) y derechos de uso de zonas comunes (cocina, baño, salón…).

• Duración y prórrogas; preavisos de salida (p. ej., 30 días).

• Renta, vencimiento, método de pago y revisión (IPC u otro índice, si pactáis).

• Gastos/suministros: si están incluidos o cómo se reparten; tope de consumo y regularizaciones.

• Fianza/garantías: importe y condiciones (ver Guía 2).

• Normas de convivencia claras (ruidos, visitas, fumar, mascotas, limpieza, llaves).

• Prohibiciones (subarriendo de la habitación, actividades ilícitas, etc.).

• Causas de resolución (impago, incumplimientos, conducta gravemente molesta…).

• Inventario: detalla mobiliario de la habitación y estado, con anexo fotográfico fechado.

• Protección de datos (cláusula informativa RGPD) y firma de consentimiento para tratar la documentación aportada.

Consejo: usa firma electrónica para agilizar; incorpora anexos (fotos, inventario, copia de DNI/NIE, justificantes de solvencia, aceptación de normas).

Paso 4. Verificación del inquilino

Solicita y comprueba:

• Identidad (DNI/NIE/pasaporte).

• Solvencia: contrato de trabajo o autónomo, últimas nóminas o ingresos, vida laboral.

• Referencias (propietarios anteriores, empresa).

• Entrevista breve para valorar compatibilidad y expectativas de convivencia.
  Recuerda incluir consentimiento RGPD para tratar sus datos.

Paso 5. Define fianza y garantías correctamente

• En vivienda LAU: fianza legal obligatoria (1 mes) y límite a garantías adicionales (máximo 2 mensualidades extra) desde 2019. Además, depósito obligatorio en el organismo autonómico.

• En habitación (civil): no hay fianza legal obligatoria por la LAU; puedes pactar fianza y garantías (aval, seguro de impago) en el contrato. Algunas CCAA solo admiten depósito si el contrato es LAU; verifica tu caso concreto (ejemplos en la Guía 2).

Paso 6. Firma y entrega de llaves

• Firma del contrato (ambas partes).

• Cobro de fianza/garantías pactadas.

• Acta de entrega con inventario firmado y fotos.

• Entrega de juego de llaves y explicación práctica (recogida de basuras, buzón, normas de la finca).

Paso 7. Depósito (si procede) y trámites autonómicos

• Si tu contrato está sujeto a LAU (vivienda completa), debes depositar la fianza en el organismo autonómico dentro del plazo (ej.: Cataluña: 2 meses, Madrid: 30 días). Multas si no se deposita.

Paso 8. Fiscalidad básica

• Propietario: declara el ingreso como rendimiento del capital inmobiliario (en proporción a la parte alquilada) y deduce gastos afectos.

• Inquilino: en algunas CCAA debe presentar ITP (modelo 600) por arrendamientos de vivienda, aunque hay exenciones/bonificaciones (p. ej., Cataluña contempla exención para vivienda de uso estable y permanente). Consulta tu hacienda autonómica.

Paso 9. Protección de datos

• Informa por escrito al inquilino (finalidad, base jurídica, conservación, cesiones, derechos).

• Limita la recogida de datos al mínimo necesario; custodia documentación con medidas de seguridad. Las guías y asistentes de la AEPD te ayudan a generar cláusulas y registros.

Paso 10. Gestión durante la convivencia

• Centraliza comunicaciones por WhatsApp/email (deja rastro).

• Revisa a los 30–60 días el encaje de la convivencia.

• Si hay impagos o incumplimientos, aplica el protocolo del contrato: requerimiento por escrito, plazos y, si procede, resolución y desalojo (con asesoramiento jurídico).

Checklist rápida:

• Tipo de contrato correcto (habitación vs vivienda entera).

• Consentimiento de propietario si es subarriendo (art. 8 LAU).

• Cédula/CEE (si aplica en tu CCAA).

• Contrato escrito con cláusulas clave + anexos.

• Verificación de identidad y solvencia + cláusula RGPD.

• Fianza/garantías definidas y cobradas.

• Depósito de fianza en organismo autonómico (si es LAU).

• Inventario y acta de llaves firmados.

• Plan de seguimiento e incidencias.